JUAN MIGUEL MARTIN WEBSITE

MI VISIÓN.

Soy segundo jefe de mantenimiento en un hotel, cuatro estrellas, de más de 500 habitaciones. En este apartado voy a escribir una serie de artículos sobre mi trabajo. Estos artículos los llamo «MI VISIÓN». Esta visión de mi trabajo la llevo como un código. La observación y la puesta en práctica de los mejores procedimientos, herramientas, trabajos, instalaciones…, son la clave en las reparaciones rápidas, con personal reducido y ahorro de costes.

1

MI VISIÓN 1. INSTALACIONES ELÉCTRICAS DE UN HOTEL.

En un hotel, el departamento de mantenimiento, tiene la responsabilidad de que todas las instalaciones funcionen sin interrupción. Las averías deben ser resueltas en el mínimo tiempo posible. El servicio en todos los departamentos no debe parar y para ello es necesario un orden, división e identificación de todas las líneas eléctricas en sus correspondientes departamentos.

Delimitar las líneas dentro de cada zona.

Es buena norma delimitar las líneas y protecciones dentro de los límites de las paredes en los que esas líneas eléctricas actúan. Dentro del hotel, en un bar, oficina, recepción, almacén…, la protección diferencial y magneto-térmica, tendrá los límites del recinto al que sirve. No es adecuado que, por ejemplo, la línea eléctrica de la luz de un bar, alimente también la luz de un recinto que se halla fuera de él. El bar y su cuadro eléctrico tendrían los límites del propio bar. De ignorar este consejo se daría lugar a una falta de división y compartimentación necesaria para cercar e identificar adecuadamente las averías.

El objetivo de dividir al máximo las líneas con protecciones individuales en cada oficina, almacén, bar, restaurante…, es que las averías y cortes de luz sean limitadas al máximo para que cualquier incidencia se reduzca a un lugar concreto y que no sea un obstáculo para el buen funcionamiento del resto de las instalaciones.

Doblar las líneas de enchufes en instalaciones que trabajan sin descanso.

Doblar las líneas de enchufes en zonas vitales como mostrador de recepción, oficinas, barra de bar es una forma de evitar interrupciones por avería.

Dos líneas eléctricas, cada una con su protección magneto-térmica permiten que el fallo de cualquier máquina o cualquier problema en una de las líneas no pare el trabajo en el área al que da servicio. Siempre habrá otra línea que seguirá funcionando y garantizando el trabajo.

Objetivos:

• Limitar la avería para que afecte lo mínimo posible.
• Permitir una más rápida reparación pues el problema queda centrado en un espacio reducido.
• Posibilitar el mantenimiento en líneas eléctricas que están operativas las 24 horas. La avería en una de las líneas puede llegar a reducir la capacidad de trabajo pero no paralizarlo pues queda siempre una mitad en servicio.

Instalaciones esenciales y de alta prioridad.

Son semejantes a las anteriores pero, si cabe, aún más importantes. Si lo normal es, por ejemplo, en un cuadro eléctrico, montar un diferencial de 40A y dos magneto-térmicos de 16A, hay instalaciones especiales que requieren ser tratadas con la máxima protección posible para evitar cualquier fallo. Son instalaciones esenciales. Por ejemplo, la línea que alimenta el rack de la centralita de teléfonos lleva su propio diferencial y protección magneto-térmica. Si compartiera el diferencial con otra línea, una avería en esta otra línea podría hacer caer la centralita de teléfonos que es una instalación esencial. Hay instalaciones, por ejemplo, en cocina y restaurante que también requerirán de esa individualidad pues la parada por avería podría echar a perder alimentos o parar el trabajo.

Rotulación de cajas de empalmes. Identificación para rápida actuación en caso de avería.

Un hotel de gran tamaño, con muchas habitaciones, bares, restaurante, oficinas…, llega a ser como un pequeño pueblo en la extensión y complejidad de sus instalaciones. Esto es imaginable dada la capacidad de clientes que pueden alojar y dar servicio las instalaciones.

El objetivo en el mantenimiento es llegar rápido al lugar de la avería, identificarla de inmediato, repararla y ponerla en servicio. Para llegar a ello hay que separar e identificar al máximo las líneas. En cualquier lugar de las instalaciones se hallará una caja de empalmes para la luz del recinto, separada de la caja de empalmes que da la línea de emergencias y separada de la caja que lleva la línea de enchufes. Es adecuado que las tres cajas se hallen concentradas en un lugar. Se pierde tiempo si hay que buscar por los techos dónde se halla cada caja de empalmes. Por ejemplo, en el techo de un pasillo de planta de habitaciones, retirando la trampilla se encontrarían una caja de empalmes de las luces del pasillo, otra de la línea de enchufes, otra para las líneas de antenas de televisiones y aún una una más para las líneas UTP del wifi. Todas ellas concentradas en uno o varios puntos y marcadas en la tapa de la caja. Esto permite que cualquier avería eléctrica, de televisión, wifi…, se encuentre concentrada en pocos lugares. No me cansaré de repetir que el tiempo de actuación en una avería es esencial y para ello hay que concentrar en pocos puntos las cajas y cuadros eléctricos, identificar correctamente todas las líneas y poner tantas líneas como sea necesario para separar, reducir y delimitar las averías.

Se debe emplear el tamaño de la caja adecuado. El mantenimiento se hace más complejo y requiere mucho tiempo cuándo se encuentran cajas llenas de cables pues entonces se hace necesario estudiar que es cada línea eléctrica con la correspondiente perdida de tiempo.

Concentración de cuadros eléctricos.

A veces se abusa excesivamente de pequeños cuadros eléctricos por todas partes. Menos es más. Por esta razón eliminar los pequeños cuadros y concentrar las líneas en pocos y grandes cuadros permite una mayor eficiencia y control. Observamos lo siguiente:

• Cualquier avería se concentra en menos lugares, así se llega antes a cualquier problema.
• Todas las líneas eléctricas de un área deben hallarse en el mismo cuadro y, en la medida de lo posible, contiguas. No es eficiente que un determinado lugar tenga líneas eléctricas en varios cuadros.
• No es adecuado que una línea llegue a varias zonas diferentes alargando una avería a lo largo y ancho de la extensión que cubre la línea y afectando a varias habitaciones, secciones, departamentos…, que de otra manera se verían aislados de una avería lejos de ellos.

Arriba

2

MI VISION 2. EL CONTROL DE LAS LLAVES EN UN HOTEL.

El control de las llaves es un aspecto muy importante y que merece un articulo. Un hotel funciona las 24 horas del día. No debe tener interrupciones para el buen funcionamiento. Cualquier problema debe tener una respuesta rápida. Las llaves nos permiten acceder a cualquier zona del hotel, aún a los más pequeños y apartados cuartos. Una avería, la perdida o rotura de una llave puede suponer un problema inesperado y de gran perjuicio.

De un efectivo control de las llaves depende:

• Poder acceder de inmediato a cortar una fuga de agua.
• Apagar un incendio. (Sabéis que en estos casos cada segundo es de vital importancia).
• Abrir puertas en cocina, bares, restaurante, oficinas…, cuando no aparece la llave o está rota la que está en manos de los responsables de tal área.

Puede haber muchos más casos pero basta con estos de muestra.

Niveles de seguridad.

Ahora pasamos a las medidas a tomar. Yo establezco dos niveles de seguridad. El objetivo de estos niveles es que siempre haya una llave para acceder de inmediato a cualquier lugar del hotel y resolver un problema que pueda requerir una respuesta en cuestión de minutos. Se trata de dos cajas de llaves, con cerradura y vigilancia por cámara.

El primer nivel es la caja de llaves principal. Lleva una copia de cada llave del hotel y se encuentra en la oficina del jefe de mantenimiento o en la oficina del director.

El segundo nivel es la caja de llaves en manos del departamento de servicios técnicos. Se trata de una caja en un lugar de acceso de los técnicos de mantenimiento. En ella encuentra una copia de la llaves de todas las cerraduras del hotel.

Pasamos a definir como funciona el sistema de llaves y la apertura y cierre de puertas.

• Hay un armario con llaves en la oficina del jefe de mantenimiento o del director. (1º nivel de seguridad)
• Hay otro armario a disposición del servicio técnico. (2º nivel de seguridad)
• Finalmente cada sección tiene sus llaves. Recepción, cocina, bares, restaurante, pisos… (3º nivel)

Las llaves llevan llaveros y éstos deben tener colores uniformados. Las llaves del primer nivel de seguridad deben todas llevar, por ejemplo, llaveros de color rojo. Así una llave con llavero rojo pertenece a la oficina del jefe de mantenimiento. Las llaves con llaveros, por ejemplo, blancos, pertenecen al segundo nivel, a la caja de llaves del servicio técnico. Las llaves con llaveros, por ejemplo, azules, podrían ser de cajas fuertes. Las llaves en manos de los distintos departamentos llevarían, por ejemplo, llaveros negros. El color del llavero nos permite identificar el nivel de seguridad y el lugar al que pertenece la llave.

Las cajas del primer nivel, en manos del jefe de mantenimiento o director, y las de segundo nivel, en manos del servicio técnico, deben ser exactas en el ordenamiento y la numeración. Esto es, por ejemplo, la llave numerada como “37 Oficina X” y que ocupa la posición 37 de la caja del primer nivel con el llavero rojo se corresponde con la “37 Oficina X” en la caja de segundo nivel con el llavero blanco.

Pensar en lo siguiente. Cuándo una sección pierde, se le rompe, olvida…, una llave se recurre a la caja de segundo nivel que guarda el servicio técnico. El equipo de mantenimiento usa este segundo nivel para poder abrir cualquier puerta y resolver problemas de avería, mantenimiento preventivo, guardar cosas, hacer otras copias a partir de la que se tiene en la caja…

Podría llegar el caso que la llave del servicio técnico, la de segundo nivel, y la llave en manos del departamento correspondiente no se encontraran por cualquier eventualidad. Es en ese momento cuándo se hace uso de las llaves de primer nivel. Pensar que si hubiera, por ejemplo, la rotura de una tubería de agua, un incendio…, el acceso inmediato es VITAL. Tanto el conserje, como guardia de seguridad, servicio técnico, director, bomberos…, tendrán en las llaves de primer nivel una caja en la que encontrar la llave que de seguro les abrirá las puertas. Téngase en cuenta que de las llaves de segundo nivel se hace mucho uso y podría ser previsible que pudiera faltar no así las llaves de primer nivel, en la oficina del jefe de mantenimiento o director, que serían de un uso muy limitado.

El motivo de que la numeración y rotulación de las llaves de primer y segundo nivel sea idéntica es identificarlas de inmediato, sin perdida de tiempo.

El orden de las llaves.

Finalmente hablaremos brevemente del orden de las llaves en las cajas de primer y segundo nivel. Yo prefiero ordenarlas por secciones. Encontrar una llave entre más de 200 o 300 no es tarea fácil y, aunque haya un índice en papel indicando cual es cada una no se debe perder tiempo valioso buscando en la caja. El modo más efectivo es ordenarlas por secciones. Esto es:

• Las llaves de oficinas, por ejemplo, (Ofic XYZ). Todas comienzas por “Ofic” y van juntas en la letra O.
• Las llaves de bares, por ejemplo, (Bar XYZ, puerta entrada). Todas las llaves del bar/bares, comienzan por “Bar” y luego llevan el indicativo correspondiente.
• Las llaves de “Recepción”, “Piscinas”, “Cocina”, “Cuarto técnico”…, todas llevan la misma forma. Aunque no conozcas la caja la vista te lleva de inmediato al lugar. Si buscas una llave de la cocina, buscas “Cocina” en la letra C y la llave correspondiente.

Esta es la forma de tener siempre y de inmediato la llave necesaria para acceder a cualquier lugar del hotel. Las llaves de primer y segundo nivel son las únicas confiables. Las llaves en las diferentes secciones como el bar, oficinas, restaurante…, son llaves sectoriales, en manos de departamentos y personas, pueden estar disponibles o no estarlo pero no están juntas y en un solo lugar al que acudir en una respuesta de minutos.

Las llaves maestras y sus niveles de seguridad.

Las llaves maestras son esenciales en un hotel. Las cerraduras que pueden abrirse con una llave maestra pueden estar en cualquier lugar del hotel. Se hace necesario que se guarde 3 niveles de seguridad, tres llaves maestras, que dan acceso a ciertas puertas. Se puede dividir esencialmente en cuatro áreas las que componen el trabajo en un hotel.

• Mantenimiento. El personal desarrolla su trabajo por todo el hotel, no obstante, pertenecen al servicio técnico numerosos cuartos eléctricos, de todo tipo de máquinas, calderas, bombas de agua… Una llave maestra, definida como de primer nivel, da acceso a puertas que pertenecen a la sección de mantenimiento.
• Cocina y restaurante. El personal desarrolla su trabajo en la cocina y restaurante. Tienen acceso a cámaras, cuartos de almacenamiento, offices… Una llave maestra, definida como de segundo nivel, da acceso a ciertas puertas de estos departamentos.
• Pisos. El personal desarrolla su trabajo en las habitaciones y tiene acceso a offices, cuartos de almacenamiento de ropa, productos de limpieza, lencería… Una llave maestra, definida como de tercer nivel, da acceso a ciertas puertas del departamento de pisos.
• Recepción y oficinas. No hay nada que añadir. En esta sección no se hace necesario el uso de una llave maestra. De ser necesario se asociaría a la llave maestra de mantenimiento.

Arriba

3

MI VISION 3. LA IMPORTANCIA DE LA PREVENCIÓN.

(En proceso). Un hotel funciona las 24 horas. Debe tenerse presente que para la satisfacción de un cliente debemos ofrecer el mejor servicio. En el departamento de mantenimiento es vital que reduzcamos al mínimo los inconvenientes de las averías. Tengamos muy presente, de antemano, que toda instalación humana sufre averías a lo largo de su funcionamiento. Un hotel está abierto las 24 horas y, las instalaciones, son necesarias en todo momento. Los margenes para reparar una avería, si queremos ofrecer el mejor servicio, son muy reducidos. Vamos a pasar a comentar como operamos bajo estos parametros.

• Documentar las instalaciones.
• Duplicar servicios esenciales.
• Dividir en varias partes cada zona de encendido de luces.
• Delimitar perfectamente las zonas de actuación eléctricas, de agua…
• Reducir la variedad de elementos en uso.
• Elementos sencillos, duraderos y con repuestos por largo tiempo.

4

MI VISIÓN 4. INSTALACIÓN ELÉCTRICA BIEN DOCUMENTADA.

Una instalación eléctrica bien documentada nos permite reducir los tiempos de reparación. Aquí voy a presentar unas fotos de una instalación perfectamente documentada. Aunque, en principio, pudiera parecer «exagerado», de hecho permite que cualquier técnico ajeno a su conocimiento llegue a la avería de inmediato. Esto facilita que el posible inconveniente por el fallo de la luz se reduzca a unos minutos.

Este ejemplo trata de 10 lineas led que dan luz a un techo. Salimos del cuadro eléctrico con dos líneas en dos magnetotérmicos. Independientemente del consumo un fallo en una de las líneas solo supone perder la mitad de la luz pero nunca dejar a oscuras este espacio. Las líneas llegan a esta caja de empalmes. Aquí encontramos perfectamente identificadas las dos líneas que proceden del cuadro. La línea 1 del cuadro da luz a los leds 1, 2, 3, 4 y 5, la línea 2 da luz a los leds 6, 7, 8, 9 y 10. También encontramos perfectamente identificado el origen de cada una de las líneas leds.

Podemos ver una caja espaciosa que permite identificar el cableado con facilidad. De esta caja parten cuatro líneas empezando por la línea 1 que da luz a los leds (1, 3, 5), la línea 2 que da luz a los leds (2, 4), la línea 3 que da luz a las líneas 6, 8, 10) y la línea 4 que da luz a los leds (7, 9). De nuevo me gustaría destacar que para reparar cualquier avería en un tiempo record debemos poder llegar al problema a la mayor velocidad y eso lo logramos con elementos perfectamente identificados, agrupados y en cajas espaciosas.

Cada una de las líneas llega a una caja similar a la de abajo. En este caso se trata de la línea 3 que llega a tres cajas, una para el led 6, otra caja para el led 8 y otra para el led 10. En la imagen se trata de la caja del led 10.

Abajo la fuente de alimentación del led 10 en el interior de la caja.

Abajo los interruptores perfectamente ordenados conforme a las líneas, de izquierda a derecha, el primero para los leds (1, 3, 5), el segundo para los (2, 4), el tercero para los (6, 8, 10 ) y el último interruptor para los led (7, 9).

Nuestro trabajo consiste en reducir cualquier problema al mínimo tiempo posible. Deseamos dar el mejor servicio así que el tiempo invertido en una buena instalación eléctrica reduce el tiempo de actuación en una avería y redunda en la calidad y servicio ofrecido al cliente.

5

MI VISIÓN 5. CONSEJOS A NUEVOS TÉCNICOS.

(En proceso). En este apartado voy a revelar a modo de snippets (fragmentos) consejos a tomar en cuenta en el desempeño de este apasionante trabajo.

• Mi primer consejo es poner atención a las instalaciones de agua. Las averías en estos elementos pueden causar graves destrozos en una fracción de tiempo muy pequeña. Pensar que si se pierde la corriente electrica tan solo genera una molestia a las personas que la usan, por un tiempo, hasta su restablecimiento. Las averias de agua causan inundaciones y en muy poco tiempo puede destrozar los techos, madera…
• Es imprescindible conocer las llaves generales de agua y las que cierran sectores, patinejos…, su conocimento al detalle determina el control de los flujos de agua, con su apertura, cierre y la limitación del alcance de una avería.
• Aprender el alcance de cada línea y cuadro eléctrico. Este tipo de «molestia» no causa daño como el agua pero las molestias sobre trabajadores y clientes son muy elevadas y deben ser resueltas con brevedad.
• (Artículo en proceso)

Arriba

6

MI VISIÓN 6. INCENTIVOS A LOS JEFES DE MANTENIMIENTO.

No estoy de acuerdo a dar un incentivo, a los jefes de servicios técnicos, en los hoteles, a fin de año, si ahorran presupuesto asignado a su departamento. Tenéis que entender bien esto, el no «despilfarrar» el presupuesto debe ser una norma moral de un jefe de servicios técnicos. En este contexto hay implícita una falta de confianza en la responsabilidad del jefe de servicios técnicos y se le paga por algo que debería hacer. Este es el primer pensamiento.

Ahora vamos a pensar en esos incentivos que son atractivos y suman un buen complemento al salario. Esta clase de incentivos son una tentación para un jefe de servicios técnicos que busca aumentar su retribución anual. Esta tentación para llegar a la reducción del presupuesto y alcanzar el incentivo puede pasar por:

• Repuestos de baja calidad.
• Nuevas instalaciones realizadas rápidas, improvisadas y baratas.
• Desatención de aquellas áreas que «pueden aguantar». Esto trae el envejecimiento prematuro de todas las instalaciones. A largo plazo, esta desatención, causará un grave gasto para su puesta al día.
• Etc.

A este argumento alguien me dirá que un buen jefe de servicios técnicos no cae en este tipo de desatenciones para lograr esa remuneración. Al tal le digo que un buen jefe de servicios técnicos será lo suficientemente buen profesional para hacer un buen trabajo sin necesidad que le den un incentivo extra por ello. Un buen profesional aplica las mejores disposiciones. A modo de ejemplo. La semana pasada he encontrado una válvula clic clac para un lavabo. Es más barata, cierra mejor y se adapta como repuesto a las que tenemos. Es claro que, a partir de ahora, vamos a comprar este tipo de repuesto. El ahorro no supone gran cosa pero un hotel, en lo que se refiere a los repuestos, tendría un catálogo de miles de piezas en todas las áreas. De este modo buscamos alternativas a lo que tenemos si es posible pero son pequeñas ganancias.

Ahora vamos a afrontar el problema real, ese que pasa desatendido y que es el origen de los presupuestos de mantenimiento. LAS OBRAS NUEVAS Y LAS REFORMAS.

El mantenimiento se vuelve caro cuando no se piensa adecuadamente las obras nuevas y las reformas. El servicio técnico afronta su trabajo, en general, en el mantenimiento de las instalaciones. En una obra nueva se debe observar cuidadosamente los materiales para que su mantenimiento sea mínimo y, por tanto, se ahorre en costes. En este sentido:

• Las piezas, mobiliario, objetos…, cada cosa que se instala debe tener repuestos por un largo tiempo. Si instalamos algo como un grifo, cerradura, lámpara…, que no tiene repuesto, por ejemplo, a los cuatro años tendremos que remplazar prematuramente esas piezas con una amortización baja.
• Todos los elementos mencionados arriba deben estar en la línea de calidad precio. He visto lámparas de diseño, cerraduras, mesas…, caras y que, sin embargo se remplazan al poco tiempo de instaladas pues se rompen. Por ello debe observarse como se comportará cada pieza en un uso intensivo por personas, la agresión del aire, agua…
• Estandarización. Una de las formas de ahorrar costes es tratando de reducir el catálogo de mantenimiento. Por ejemplo, reducir los modelos de luces led instaladas y los grados kelvin. De este modo tendríamos una norma sobre un limitado modelo de luces led y un limitado número de grados a 6000K y 3000K, por ejemplo. Téngase presente que un hotel que puede albergar unas 1200 personas tiene unas instalaciones amplias y complejas, el catálogo de mantenimiento es muy extenso y es por ello que el dicho «menos es más» cobra mucho sentido en un mantenimiento sostenible.

Arriba